Category Archives: Jednostka Realizująca Projekt

Jednostka Realizująca Projekt

Zgodnie z unijnymi wymaganiami, realizacja każdego projektu wymaga powołania specjalnej struktury, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie, organizację i monitorowanie realizacji projektu na płaszczyźnie technicznej, finansowej i prawno – organizacyjnej. W przypadku przedsięwzięć realizowanych w ramach Funduszu Spójności, rolę takiej struktury organizacyjnej pełni Jednostka Realizująca Projekt (JRP).

Zgodnie z powyższym wymogiem, w obrębie Urzędu Miasta i Gminy Witnica, Zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Witnica, utworzona została Jednostka Realizująca Projekt (JRP).

 

Skład personalny Jednostki Realizaującej Projekt (JRP):

Kierownik JRP – mgr inż. Krystyna Sibińska

 

Sekretariat, promocja oraz monitoring – mgr Anna Torchała

 

Dział obsługi inżynieryjnej:

mgr Stanisław Czapaluk – pełniący jednocześnie funkcję Z-cy Kierownika JRP

mgr inż. Radosław Książkiewicz

mgr inż. Wojciech Stokop

 

Dział obsługi finansowej:

mgr Agnieszka Bajkiewicz

inż. Katarzyna Cybułka

Nadzór nad Działem obsługi finansowej pełni Skarbnik Miasta i Gminy Witnica – mgr Agnieszka Chudziak

 

Dział obsługi formalnej, monitoringu i promocji:

mgr Paweł Łopatka

 

 

Obowiązki Jednostki Realizaującej Projekt

 

Do zakresu obowiązków Kierownika JRP należą:

  • kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP
  • bezpośredni nadzór nad prawidłową realizacją zadań,
  • przygotowanie, aktualizacja oraz zatwierdzenie: Harmonogramu Projektu, Planu Płatności i Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego,
  • organizacja prac dotyczących przygotowania dokumentacji przetargowych dla wszystkich przetargów założonych w Harmonogramie Realizacji Projektu,
  • zapewnienie organizacji i udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji Projektu
  • weryfikacja i zatwierdzenie dokumentów przetargowych sporządzonych w JRP,
  • zapewnienie prowadzenia działań na rzecz popularyzacji przepływu informacji dotyczących Projektu zgodnie z obowiuązującycmi wytycznymi  
  • zatwierdzanie korespondencji i dokumentów przygotowanych w JRP
  • przygotowanie informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji Projektu,
  • zapewnienie warunków i ogólny nadzór nad przechowywaniem całości dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym
  • współpraca z jednostkami organizacyjnymi uczestniczącymi w realizacji Projektów

 

Do zakresu obowiązków Działu obsługi inżynieryjnej należą:

  • weryfikacja dokumentacji projektowej oraz dokumentacji przetargowej (SIWZ) dla kontraktów na roboty budowlane,
  • przygotowanie i aktualizowanie Harmonogramów Realizacji Projektu we współpracy z Działem obsługi finansowej i Działem monitoringu
  • nadzór nad prawidłowością stosowania procedur formalnych wynikających m.in. z wymogów Prawa Budowlanego
  • udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji inwestycji,
  • zgłaszanie Kierownikowi JRP wszelkich uchybień i zagrożeń dotyczących realizacji Projektu
  • uczestnictwo w radach budowy
  • weryfikacja Przejściowych Świadectw Płatności pod względem technicznym i rachunkowym,
  • uczestrnictwo w odbiorach częściowych, końcowych i innych,
  • dokonanie rozliczeń poszczególnych zadań (w tym kwalifikowalności wydatków).

 

Do zakresu obowiążków Działu obsługi formalnej i monitoringu należą:

  • weryfikacja częsci formalnej SIWZ (warunki kontraktu, IDW) dla zamówień podstawowych,
  • przygotowanie częsci formalnej SIWZ (warunki kontraktu, IDW) dla zamówień dodatkowych i uzupełniających w trakcie realizacji inwestycji
  • przygotowanie aneksów,
  • prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia (w tym organizacja pracy komisji przetargowych)
  • archiwizacja dokumentacji przetargowej,
  • weryfikacja gwarancji zabezpieczen finansowych
  • przygotowanie analiz prawnych i uzgadnianie ich z Kancelarią prawną w celu ich akceptacji,
  • weryfikacja Raportów Inzyniara i sprawozdań
  • sporzadzanie Raportów Zamawiającego z realizacji Projektu, w tym raportu na komitet Monitorujący,
  • aktualizacja procedur JRP

Do zakresu obowiązków Działu obsługi finansowej należą:

  • sprawowanie nadzoru finansowego
  • monitorowanie finansowe Projektu zgodnie z Planami Płatności, harmonogramami i planami inwestycyji
  • rejestracja wpływających faktur i rachunków,
  • weryfikacja poprawności faktur wystawianych przez wykonanwców
  • sprawdzanie faktur i rachunków pod względem formalnym i rachunkowym oraz wtórnie pod względem merytorycznym z uwzględnieniem zastosowanej klasyfikacji VAT z przepisami o statystyce państwowej
  • sporządzanie przelewów i przekazywanie do Działu finansowo-ksiegowego,
  • przygotowanie i aktualizacja Planu Płatności (z uwzględnieniem wszystkich źródeł finansowania) we współpracy z Działem obsługi inżynieryjnej
  • sygnalizowanie Kierownikowi JRP zagrożenia płynnosci finansowej Projektu,
  • prowadzenie zestawień księgowych, w tym przechowywyanie kopii dowodów księgowych, zgodnie z wymogami Komisji Europejskiej, dla potrzeb monitorowania rzeczowo-finansowego inwestycji
  • sporządzanie raportów finansowych
  • sporzadzanie wniosków o płatność w tzw. małym i dużym obiegu
  • sporzadzanie prognoz wnioskowania o środki z NFOŚiGW
  • monitorowanie potrzeby wykorzystania pożyczek z NFOŚiGW
  • monitorowanie operacji finansowych na rachunkach bankowych Projektu, sporządzanie kserokopii wyciągów bankowych i ich przechowywyanie
  • monitorowanie wysokości zabezpieczenia środków FS
  • monitorowanie ważności gwarancji na zwrot zaliczki, prowadzenie zestawień wszystkich gwarancji,
  • monitorowanie akceptacji dokumentów zatwierdzonych przez SUZ,
  • sporzadzanie list sprawdzajacych do faktur na koszty kwalifikowane, weryfikacja zgodności wystawionej faktury z Przejściowym Świadectwem Płatności
  • przygotowanie i wysyłanie dokumentacji wymaganej NFOŚ iniezbędnej do weryfkacji kosztów kwalifikowanych,
  • rozpisywanie nakładów dotyczących kosztów kwalifikowanych oraz rozliczanie różnic kursowych,
  • przechowywanie kopii raportów audytu finansowego
  • współudział w opracowaniu planów finansowych oraz sprawozdań w zakresie zadań objętych Projektami,

Do zakresu obowiązków Sekretariatu i Promocji należą:

  • prowadzenie sekretariatu JRP
  • udzielanie informacji o Projekcie i współpraca z mediami
  • prowadzenie działań informacyjnych i upowszechniających
  • przygotowanie notatek prasowych, artykułów, konferencji prasowych, ulotek, broszur itp.
  • redakcja strony www,
  • nadzorowanie wypełniania przez wykonanwców zadań związanych z promocją i wizualizacją Projektu (tablice informacyjne i pamiątkowe)